מכינים קטלוג מוצרים לקופה בערב אחד
הקטלוג הוא החלק שכולם דוחים. עם תוכנית פשוטה, ערב אחד מספיק כדי להתחיל למכור מחר בבוקר.
הקטלוג הוא החלק בהקמת קופה שכולם דוחים. יש בו הרבה שורות, הרבה החלטות קטנות ותחושה שזה ייקח שבוע. בעסק קטן זה בדרך כלל לא נכון. עם תוכנית פשוטה, ערב אחד מספיק לקטלוג שאפשר להתחיל איתו למכור.
מחר בבוקר צריך קטלוג שעובד. מושלם הוא יהיה בעוד חודש, אם בכלל.
כמה שורות זה בכלל?
ספרו לפני שמתחילים. עסק עם שמונים מוצרים וחנות עם אלפיים מוצרים הם לא אותו ערב. אם ספק הסחורה שלכם שולח קובץ עם שמות וברקודים, התחילו ממנו ולא מהקלדה. אם אין קובץ, אל תנסו להקליד אלפיים שורות בערב אחד. הכינו את המוצרים שנמכרים הכי הרבה, והשאר יצטרפו בהדרגה.
לפני שמתחילים: גיליון אחד, מעט עמודות
פתחו גיליון חדש. עמודה לשם המוצר, עמודה למחיר כולל מע״מ (המחיר שעל המדף), עמודה לקטגוריה ועמודה לברקוד אם יש. אם אתם מוכרים במשקל, הוסיפו עמודה ליחידת המידה. ואם אתם מוכרים פירות וירקות טריים, סמנו אותם בעמודה נפרדת ושאלו את רואה החשבון איך מגדירים להם מע״מ בקופה. זהו. עמודות נוספות יגיעו בהמשך.
לפני שמקלידים את הברקוד הראשון, הגדירו את עמודת הברקוד כטקסט. אקסל אוהב להפוך ברקוד של 13 ספרות למשהו כמו 7.29E+12, ולמחוק אפסים בתחילת מספר. ברקוד שנפגם ככה לא יימצא בסריקה.
בדקו גם אם לספק הקופה יש קובץ דוגמה לייבוא. אם יש, העתיקו ממנו את שמות העמודות. כך הגיליון שלכם ייקלט בלי התאמות של הרגע האחרון.
שעה ראשונה: המוצרים שנמכרים כל יום
אל תתחילו מהמדף הראשון בחנות. התחילו מהמוצרים שאתם מוכרים הכי הרבה. בבית קפה זה קפה, מאפה ושתייה קרה. במכולת זה חלב ולחם. אתם יודעים מה הרשימה הזאת אצלכם. כתבו אותה מהראש לפני שאתם פותחים את המחשב, ותראו כמה היא קצרה.
את השמות כותבים כמו שהעובד יחפש אותם. ״הפוך גדול״, לא ״הפוך L״. אם למוצר יש כמה גדלים או צבעים, בדקו קודם איך המערכת מציגה וריאציות, לפני שאתם פותחים שלוש שורות נפרדות.
מוצרים בלי ברקוד
לפירות, למאפים ולמה שאתם מכינים בעצמכם אין ברקוד. הם יימכרו מהמסך, ולכן המקום שלהם חשוב יותר מהשם. בדקו אם אפשר לקבוע אילו מוצרים יופיעו ראשונים, ושימו אותם במקום שהעובד מגיע אליו בלחיצה אחת.
אם אתם מוכרים במשקל, החליטו אם המחיר הוא לקילו או למאה גרם, וכתבו אותו באותה צורה בכל השורות. ערבוב בין השניים הוא טעות שקל לעשות בגיליון וקשה לראות בקופה.
שעה שנייה: מחירים וקטגוריות
עברו על עמודת המחיר מול המחירון שתלוי בחנות או מול התפריט. מחיר שגוי בקטלוג מתגלה בדרך כלל מול לקוח. וכשהמדף אומר מחיר אחד והקופה מחיר אחר, הלקוח יצפה לשלם את הנמוך.
את הקטגוריות שומרים קצרות. לעסק קטן מספיקות שש או שבע. כל קטגוריה היא כפתור במסך, ועובד שצריך לגלול בין עשרים כפתורים כדי למצוא שתייה קרה יעכב את התור.
את שמות הקטגוריות כותבים כמו שהלקוח מזמין: ״שתייה קרה״, ״מאפים״, ״ירקות״. לא ״כללי״ ולא ״שונות״. קטגוריה בשם ״שונות״ הופכת מהר למגירה שכולם זורקים אליה מוצרים, ואף אחד לא מוצא בה כלום.
חצי שעה: ייבוא ניסיון
לפני שמייבאים את הכול, ייבאו עשר שורות. בחרו אותן בכוונה: מוצר עם שם ארוך, מוצר במשקל, מוצר עם ברקוד ישראלי רגיל של 13 ספרות, מוצר מיובא שהברקוד שלו מתחיל באפס ומוצר שיש בשם שלו גרש או מירכאות.
אחרי הייבוא, פתחו את מסך המכירה ועשו מכירת ניסיון. בחלק מהמערכות מכירת ניסיון מפיקה מסמך אמיתי עם מספר רץ, אז שאלו קודם את ספק הקופה איך מבטלים אותה. בדקו שהשמות בעברית לא נחתכו, שהמחירים נכונים ושהסריקה מוצאת את המוצר הנכון.
שימו לב גם למה שקורה כשמייבאים שוב את אותה שורה. יש מערכות שמעדכנות את המוצר הקיים, ויש כאלה שיוצרות מוצר חדש לידו. עדיף לגלות את זה עכשיו, ולא אחרי שבקופה יש שני ״הפוך גדול״ במחירים שונים.
אם משהו השתבש, תקנו אותו בגיליון ולא בקופה. כך הגיליון נשאר המקור, ובפעם הבאה שתייבאו לא תחזרו על אותה טעות.
סוף הערב: כל השאר
עכשיו מייבאים את שאר הרשימה. מה שלא הספקתם, לא נורא. מוצר שנשכח אפשר להוסיף ביום הראשון, כשלקוח מביא אותו לדלפק. רשמו אותו על פתק, והכניסו אותו לגיליון בערב.
לפני שסוגרים את המחשב, עשו עוד סבב קצר: חפשו בקופה חמישה מוצרים לפי השם, וסרקו חמישה אחרים. אם כולם נמצאו, אתם מוכנים לבוקר.
מה לא עושים בערב הזה
לא מגדירים מבצעים ולא סופרים מלאי. גם את התמונות למוצרים משאירים לשבוע השני, כשתראו איך הקופה עובדת עם לקוחות אמיתיים. מי שמנסה לסגור הכול בערב אחד מגיע לבוקר עייף ועם חצי קטלוג.
מלאי הוא סיפור נפרד. רשימת מוצרים בקופה עדיין לא אומרת כמה יחידות יש לכם על המדף. אם אתם צריכים לעקוב אחרי מלאי, תכננו לזה ערב משלו.
ואחרי הערב
שמרו עותק של הגיליון במקום בטוח. בפעם הבאה שתעדכנו מחירים או תכניסו מוצרים לעונה, תתחילו ממנו ולא מאפס.
וקבעו מי בעסק מוסיף מוצרים. קטלוג שכולם נוגעים בו מתמלא מהר בכפילויות. ואת שינוי המחירים כדאי להשאיר אצלכם, לפחות בחודש הראשון.
האתר מופעל בידי קופה-לי. זה מידע כללי, ומה שמתאים לעסק שלכם כדאי לבדוק עם איש מקצוע.